In gesprek met de practice leaders

Strategisch Project Portfolio Management (PPM) gaat over hoe je in de boardroom en met het middle management in je organisatie overzicht en focus creëert om zaken voor elkaar te krijgen. Om te werken aan dingen die ertoe doen, op de korte en op de lange termijn.

In de praktijk is dit gemakkelijker gezegd dan gedaan. Innovaties en (grote) veranderingen gaan nog vaak niet oké. Er is geld, maar veel dingen en komen niet af. We ‘managen’ Excel-lijsten met tweehonderd of meer items erop. Het wordt snel politiek, verborgen agenda’s en eigenbelang gooien roet in het eten.

Hoe zit het met de effectiviteit van onze strategische besluiten? Aan het transparant maken van besluitvormingsprocessen hebben directieleden en hun adviseurs zich al meer dan eens gestoten. Waarom zijn we niet goed in staat om die besluitvorming beter te krijgen?

We spreken erover met de practice leaders van de nieuwe Masterclass Strategisch PPM die eind september 2020 van start gaat. Vijf top professionals die ervaren zijn in het verbeteren van PPM in organisaties. Het zijn Bas te Wierik (Been Management Consulting), Joyce Oomen (Innovatie Consultant en Facilitator, Pimcy), Linda Kester (JigsEye), Marjans van Benthem (Agile coach en  trainer) en Jan Bloem (PPMpro en Improven Projects & Change).

Bas te Wierik: “De eerste uitdaging tref je al in de boardroom en die gaat over de strategie zelf: Vaak zijn deze abstract geformuleerd en verschaffen ze weinig concrete handvatten. Hoe maak je voor iedereen duidelijk waar je naar toe gaat en hoe vertaal je dit vervolgens naar de juiste tactische en operationele besluiten?” en vervolgt: “Een ander problemen is dat financiering van verandering vaak vast zit in grootschalige projecten en programma’s, waardoor het lastig om adequaat bij te kunnen sturen om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen.”

“Eigenlijk gaat het om het socialiseren van het besluitvormingsproces” zegt Marjans van Benthem, “Daarmee wordt het transparant voor de deelnemers”. “Door het zichtbaar te maken ontstaat meer transparantie, het verbeteren van de besluitvorming is dus vooral stakeholder management”. En ze vervolgt: “Met elkaar en In samenhang zijn elementen die PPM toevoegt”.

Socialisering van het besluitvormingsproces is wat de andere practice leaders ook beamen. Hoe je dat doet zou wel eens de rode draad kunnen zijn in deze nieuwe Masterclass.

Linda Kester voegt nog een element toe: “Ik zie dat er vaak sprake is van een mismatch tussen strategie, portfolio en resultaten. Veel besluitvorming gaat ‘opinion based’, vaak door één persoon, op basis van aannames en onderbuikgevoel. Als je dat door hebt begrijp je misschien waardoor het niet verder komt. Om daar verandering in aan te brengen heb je als directie of Raad van Bestuur overzicht nodig en focus. En een evidence based besluitvormingsmodel i.p.v. besluiten op meningen.”

Joyce Oomen heeft veel ervaring met het ‘meetbaar maken’ van veranderingen en resultaten. Volgens Joyce helpt dat om nog meer politiek weg te halen uit de besluitvorming. “We gaan dan meer sturen op criteria dan op resultaten. Dat klinkt misschien gek als je het niet gewend bent, maar het levert een organisatie veel meer op in termen van succesvolle innovaties en performance in de markt”, aldus Joyce, “alignment van het portfolio heeft een positief effect op die performance”.

Initiatiefnemer van de Masterclass Strategisch PPM, Jan Bloem, heeft soortgelijke ervaringen bij het coachen van directies en MT’s: “Het begint met overzicht creëren. Vaak mist dat en worden er vele initiatieven gestart zonder dat men enig idee heeft of de mensen beschikbaar zijn om het op te pakken of dat die andere initiatieven, processen en systemen onbedoeld in de wielen gaan rijden. Door het overzicht ontstaat inzicht in de impact van veranderinitiatieven. Een volgende stap is dan het meetbaar maken ervan”.

In de Masterclass Strategisch PPM gaan we hiermee dit najaar aan de slag. Elke practice leader neemt je mee in haar/zijn manier van kijken (model) en laat je daarmee experimenteren, samen met andere deelnemers. Zo leer je:

  1. Het creëren van een strategie overzicht en het aanbrengen van focus voor de korte termijn en de lange termijn,
  2. Het socialiseren van besluitvormingsprocessen en
  3. Hoe snel en flexibel kunnen reageren – wendbaarheid & agility.

De inzichten die je meeneemt uit deze masterclass geven je het vermogen om in de dag van vandaag ruimte te laten ontstaan voor de dingen die er morgen en overmorgen toe doen. Het geeft je grip op de veranderinitiatieven én afstemming van het veranderportfolio met de organisatiestrategie en doelen. Op een prettige, passende manier.

Interesse? https://www.masterclass-strategisch-ppm.nl/