Richten van het portfolio

Ontbreken van ‘clear goals’ oorzaak nr 1 van project-falen

Het ontbreken van ‘clear goals’ staat al jaren bovenaan lijstjes met oorzaken van project-falen. Het scherp hebben van de doelen van het portfolio is dus voorwaarde nr. 1 voor project-succes! Door het beter kunnen ‘richten’ van het portfolio vergroten we de kans op ‘doing the right things’ aanmerkelijk en bereiken we ook meer succes met de projecten in het portfolio.

Gelukkig is hier de laatste jaren steeds meer aandacht voor. De transities die veel organisatie maken naar het ‘agile werken’ dragen daaraan ook bij. Meer aandacht voor het waarom en wat, naast de wat en hoe-vragen voor de uitvoering van veranderinitiatieven.

Doel bepalen vergemakkelijkt het kiezen

Bij het vooraf benoemen van het doel wordt de kans op het behalen ervan direct vergroot. De stierenvechter heeft met het bewegen van de rode doek het doel voor de stier bepaald, de kans wordt nu heel groot dat de stier daarheen gaat bewegen! Sterker, je hoeft de stier echt niet te vertellen wat die moet doen en tussentijdse controle of die wel op de goede weg is, is ook niet nodig … Als je weet wat het doel is van iets kan je veel gemakkelijker keuzes maken en neemt de kans op succes aanmerkelijk toe.

Organisatiedoelen en strategiebepaling

Voor organisaties zijn er vele technieken en methoden om organisatiedoelen en de strategie daarbij te bepalen. Wat willen we bereiken, wie willen we zijn en wat is de route daarnaar toe? Het gaat te kort door de bocht om de methoden voor organisatie strategie hier toe te lichten. Enkele voorbeelden zijn Blue Ocean en OGSM, en ook de strategische kaart, afgeleid van het Business Balanced Score Card (BBSC) model uit de jaren ’80 van de vorige eeuw. Uit de wereld van programmamanagement kennen we de doelen-middelen boom en de benefits map (baten kaart). Deze en andere methoden en instrumenten zijn toepasbaar voor het concreet verbinden van een portfolio van veranderinitiatieven met de doelen van de organisatie.

Vier kernelementen van Richten van het portfolio zijn:

  • Compartimenteren
  • Uitstippelen
  • Funden
  • Mindset
Compartimenteren

Gegeven dat het portfolio van veranderinitiatieven zoveel mogelijk waarde dient te brengen voor de organisatie – met beperkte middelen en tijd – dan is het vertalen van organisatiedoelen naar portfoliodoelen daarvoor een belangrijke eerste stap. Aan de hand van de portfoliodoelen kan het totale portfolio desgewenst worden opgeknipt in deelportfolio’s. Voordeel daarvan is dat deelportfolio’s vaak gemakkelijker zijn te besturen dan één totale portfolio, mits goed opgeknipt. Dit vormt dan ook de basis voor de PPM governance.

Uitstippelen

Zijn de doelen eenmaal bepaald, dan dient ruimte te worden gemaakt waarin de organisatie en haar partners zich kunnen gaan bewegen. Goede kaders geven de nodige bewegingsruimte – die daardoor beter zullen worden benut. Deze ruimtes maak je met tijdframes, middelen (geld) en andere kaders. Roadmaps en plateauplanningen maken zichtbaar hoe (sub)doelen en bijvoorbeeld gewenste prestatieverbeteringen zijn vertaald naar tijdframes (perioden), welke doelen en mijlpalen worden verwacht en eventuele afhankelijkheden daartussen. Dit geeft mogelijkheden om verschillende scenario’s uit te werken en daarbinnen opties te schetsen en te waarderen (dit wordt verder uitgewerkt in Portfolio Ramen).

Funden van het portfolio

Het beschikbaar stellen van geld is voor veel initiatieven voorwaardelijk om tot succes te komen. In veel organisaties is dit dan ook één van de pijlers waarop Project Portfolio Management haar bestaansrecht vindt. Hoeveel geld er beschikbaar is voor de verschillende thema’s (subdoelen) geeft in belangrijke mate richting aan het portfolio, gekoppeld aan waar dit vandaan komt (interne/externe financiers) en waar, welke initiatieven, dit geld aan wordt besteed is dan ook een belangrijke taak van Project Portfolio Management.

Mindset

Het werken aan een portfolio mindset, waarbij het portfolio helpt om gemeenschappelijke doelen te bereiken, is essentieel voor het succes van portfoliomanagement. Er is een continue spanning tussen portfolio doelstellingen en individuele doelstellingen van managers, kleine veranderingen in de situatie kunnen maken dat persoonlijke doelstellingen toch weer de boventoon gaan voeren. Het belang van de gezamenlijke doelen vergt continue aandacht, inclusief zorg voor degenen die daar nadeel van ondervinden, anders werkt het niet. De inrichting van het governancemodel is daarop van invloed.

Samenvattend

Compartimenteren, Uitstippelen, Funden en Mindset zijn dus vier essentiële onderdelen van het Richten van het portfolio. Niet eenmalig maar – in onze huidige dynamische maatschappij – als continu terugkerend proces. Welke instrumenten in de ontwikkeling van PPM FLOW! in de verschillende nivo’s zijn in te zetten is weergegeven in de tabel hieronder.

Ook hier geld – net als bij ramen en realiseren – dat het passend maken van het model maatwerk is.

Heb  je vragen of suggesties? Neem contact met ons op.

Of volg de Masterclass PPM.