Ramen van het portfolio

Kiezen tussen alternatieven o.b.v. waarde en risico

INZICHT GEVEN IN – WAT ZIJN DE EFFECTEN? EN: HOE GAAN WE HET DOEN?

Als optimale waardecreatie voor de organisatie het doel is van project portfoliomanagement, dan is het kennen van de waardebijdrage van het projectportfolio en van de individuele projecten daarin essentieel voor het nemen van portfoliobesluiten.

Waarde en risico

Een veranderinitiatief brengt verschillende waarde-aspecten met zich mee. Aan de ene kant de voordelen, kwalitatief en kwantitatief. Ook zijn er vaak nadelen, bijkomende effecten, voor de organisatie als geheel of voor bepaalde belangengroepen. Daarnaast zijn er risico’s: enerzijds de kans dat de voordelen zich niet of in beperkte mate zullen voordoen, en anderzijds de kans dat bepaalde nadelige gevolgen zich zullen voordoen (zoals imagoschade, financiële en operationele schade).

Bij Ramen optimaliseren we de waarde van het portfolio door middel van de waarden-optimalisatie van de erin opgenomen initiatieven (projecten) en de samenhang daartussen.

Vier kernelementen van Ramen van het portfolio zijn:

  • Classificeren
  • Waarderen
  • Prioriteren
  • Balanceren
Classificeren

Om snel en efficiënt besluiten te kunnen nemen en is het handig om niet alle initiatieven (projecten) door eenzelfde besluitvormingsproces te hoeven loodsen. Wat klein en eenvoudig is mag snel en kort besloten worden; wat groot, complex en risicovol is vergt een steviger beslisproces. Een goed classificatiesysteem helpt om vooraf de initiatieven klaar te zetten voor de juiste afhandeling.

Waarderen

Hoewel er vaak gerekend wordt is waarderen een subjectieve aangelegenheid. Het is vaak lastig om voor alle stakeholders bij een initiatief tot een ‘objectieve’ waardering van het project te komen. Een vooraf vastgestelde methodiek helpt om díe projecten te selecteren die in potentie de beste waarde brengen. Beter nog is het omdraaien: welke waardetoevoeging voor het portfolio is gewenst en welke initiatieven zijn nodig om dat te bereiken, gelet op eerdere ervaringen en lessons learned.

Prioriteren

Als doelen helder zijn en mensen en middelen beperkt – wat helaas vaak het geval is – is prioritering nodig. Dit is niets anders dan een rangvolgorde (ranking) vaststellen, waarbij de hoogste in rang in principe als eerste in uitvoering wordt genomen. Vaak wordt geprioriteerd binnen deelportfolio’s en zijn afspraken nodig hoe om te gaan bij uitvoeringsconflicten tussen die deelportfolio’s. Roadmaps kunnen de prioritering beïnvloeden.

Balanceren

Elke portfolio heeft een optimale balans. Deze kan op verschillende manieren worden bereikt en is afhankelijk van verschillende omgevingsvariabelen. Classificatie van initiatieven helpt om te sturen in de balans. Zo werken sommige organisaties met een balans in de fasering van projecten: zoveel projecten in aanloop, zoveel projecten in voorbereiding en zoveel projecten in uitvoering. Per periode van bijvoorbeeld een kwartaal wordt gestuurd op het in balans houden van het portfolio. Een goede balans zorgt voor rust én flow voor de uitvoerders.

Samenvattend

Classificeren, waarderen, prioriteren en balanceren zijn dus vier essentiële onderdelen van het Ramen van het portfolio. Niet eenmalig maar – in onze huidige dynamische maatschappij – als continu terugkerend proces. Welke instrumenten in de ontwikkeling van PPM FLOW! in de verschillende nivo’s zijn in te zetten is weergegeven in de tabel hieronder.

Ook hier geldt – net als bij richten en realiseren – dat het toepassen maatwerk is.

Wil je meer weten? Download de paper PPM FLOW! (PDF, kosteloos), neem contact op met PPMpro en/of schrijf je in voor de Masterclass PPM.