PPM FLOW! voor effectieve besluitvorming en duurzame resultaten

De roep om meer wendbaarheid van organisaties in onze dynamische maatschappij vraagt iets van de bestuurders van organisaties. Steeds meer organisaties werken met hybride situaties met waterval projecten én agile teams, om de wendbaarheid in het realiseren van veranderingen te vergroten. Daardoor werken de conventionele PPM-methoden niet meer. Terwijl directie en management nog steeds uitdagingen hebben bij besluitvorming inzake:

  1. De strategie van de organisatie realiseren, door een hoge toegevoegde waarde en succeskans van veranderinitiatieven.
  2. Maximale samenhang en synergie bereiken, door betere samenwerking tussen betrokkenen.
  3. Schaarse middelen daarbij optimaal inzetten, door de juiste prioritering en planning van veranderingen.

PPM FLOW! richt de besluitvorming over veranderinitiatieven zo in dat effectieve besluiten worden genomen vanuit inzicht en overzicht, zonder dat het een stroperige bureaucratie wordt. Daarbij onderscheidt PPM FLOW! drie kernfacetten, die – in de juiste combinatie toegepast – veranderinitiatieven steeds de juiste richting en kracht geven om succesvol te zijn. Deze kernfacetten zijn:

De kunst is om in de ontwikkeling hiervan steeds de juiste balans te vinden en zo te groeien in volwassenheid. Zonder de juiste balans ontstaat er vaak ‘gedoe’ in een organisatie: Er is teveel informatie, we zien door de bomen het bos niet meer, alles is belangrijk en urgent, geen prioriteiten kunnen stellen, olifantenpaadjes, projecten leveren niet op tijd, het gaat niet snel genoeg, het is te duur. discussie over criteria, doelen worden niet bereikt. En dat gedoe willen we voorkomen, toch?

Het vinden van de juiste balans in het goed leren richten, ramen en realiseren van het projecten portfolio – en daarin groeien, beter worden – lukt niet in één keer, het is geen druk op de knop of het installeren van een tool daarvoor. Het is een leertraject dat zich het beste voltrekt in enkele stappen of nivo’s. PPM FLOW! onderscheid vier niveaus: Van Los via Grip en Synergie naar Impact. In de figuur wordt aangegeven waar in elk nivo de nadruk van de besturing ligt.

Uiteindelijk beheerst de organisatie op verschillende managementlagen het helder formuleren van doelen, juiste keuzes maken welke initiatieven bijdragen, prioriteiten stellen, plannen en volgordelijkheid bepalen, vinger aan de pols houden tijdens uitvoering én resultaten behalen. Het klinkt vrij simpel en dat is het in essentie ook, als en zolang alle betrokkenen daaraan meedoen!

PPM FLOW! stimuleert om een stap extra in de goede richting te zetten, door de vinger te leggen op met name:

  • Aandacht voor draagvlak én commitment, dat iedereen meedoet, het moet werken voor iedereen in de organisatie,  bottom-up én top-down;
  • Opties openhouden om veerkrachtig te kunnen zijn en soepel met veranderingen om te kunnen gaan, je niet vastpinnen op (langlopende) projecten;
  • Beschikken over de juiste informatie, in dienst van de besluitvorming – niet teveel, niet te weinig;
  • Weten wat het toevoegt aan de ‘purpose’, aan de strategie.

Daarmee kunnen directie en management met succes bouwen aan een wendbare, toekomstbestendige organisatie.