Realiseren van het portfolio

Als de stoplichten steeds op rood staan heeft sturen weinig zin

Het doel van PPM is overzicht, rust en ruimte creëren, waardoor projecten beter tot resultaten leiden en doelen worden gehaald. Dat lukt niet in een situatie dat projecten tijdens de realisatie steeds uit de bocht vliegen en er continu wordt geëscaleerd naar het hoogste niveau. Er zijn organisaties waar dat ‘state of the art is’.

Dit is én van de redenen waarom bij introductie van PPM in een organisatie bijna altijd wordt begonnen met aanpakken van het projectmanagement, projectproces en de projectfasering. Soms strand men dan al bij het op orde krijgen van de projecthygiëne.

Het begint met projecthygiëne en discipline

In organisaties waar projecten chaotisch verlopen, er geen overzicht is en iedereen naar eigen inzicht (wij noemen dat vaak ‘eer en geweten’) handelt is introductie van discipline iets dat tegen de cultuur ingaat en je moet dan ook van goede huize komen om dat te bewerkstelligen.

Hulp vanuit de agile wereld

Veel organisaties maken de slag naar Agile werken. Er zijn ook daarin vele vormen en ook ontstaan zgn. hybride situaties met multidisciplinaire agile teams én projecten. De complexiteit en chaos lijkt daarmee nog erger dan voorheen, maar het levert ook kansen. Enerzijds introduceert Agile de ‘sprint-discipline’ waarbij met een vast ritme van twee of meer weken wordt gewerkt en met vaste rollen als product owners en scrum masters. Anderzijds ontstaat door de toegenomen complexiteit het gevoel dat er iets gedaan moet worden aan structuren en discipline om niet helemaal ‘onbestuurbaar’ te worden. Duidelijke afspraken zijn gewenst over hoe men van idee tot een resultaat komt en wanneer iets een project wordt en wanner de route rechtstreeks naar de agile teams gevonden wordt – en via welke werkverdelingsstructuur. En wat dan de afspraken zijn over het prioriteren van werk voor uitvoering, immers, teams zijn ‘zelfsturend’ en bepalen (althans deels) de prioritering van hun eigen backlog.

Vier kernelementen van Realiseren van het portfolio zijn:

  • Portfolio realisatie plannen, heart beat
  • Starten en stoppen van initiatieven/projecten
  • Volgen en coachen
  • Oogsten
Portfolio realisatie plannen, heart beat

Een portfolioplanning helpt bij het coachen van de realisatie van initiatieven, zoals projecten, epics, features e.a. Wanneer verwachten we start en einde (oplevering) van resultaten (oplevering, waarde) van elk initiatief? Wanneer zijn eventueel tussentijds besluiten nodig? En hoe past de hartbeat van portfoliobesluiten bij het ritme waarin de uitvoeringsorganisatie (project teams en agile teams) werken en leveren?

Starten en stoppen van initiatieven/projecten

Een MT, portfolioboard of domein regieteam neemt de start- en stop beslissingen voor belangrijke initiatieven. Starten betekent dat er begonnen mag worden met een initiatief/project of projectfase. Stoppen betekent dat een initiatief/project wordt opgeleverd en de uitvoerders gedechargeerd. Tussentijds stoppen wil je liever niet, maar soms is het beter van wel.

Volgen en coachen

Puzzel is hoe je tussentijds voortgang volgt, vooral als het werk een tijdje binnen een team wordt uitgevoerd, hoe weet je dat men nog op schema zit? Een Portfolio faseplanning is nodig om in deze primaire behoefte van besluitvormers te kunnen voorzien. Monitoren van gebruik van resources en geld vergt aandacht, ook vanwege het domino-effect dat bij uitloop kan ontstaan op andere initiatieven in uitvoering en op de werkdruk van medewerkers.

Oogsten

Nadat projecten hun resultaat hebben opgeleverd kan er worden geoogst. De organisatie plukt dan als het goed is de vruchten ervan. Veel organisaties hebben moeite om die vruchten zichtbaar te maken, ze zijn al blij als het project het resultaat heeft opgeleverd. Benefits tracking (het nalopen van de baten) maakt de vruchten van projecten zichtbaar. Om aan benefits tracking te kunnen doen heeft de organisatie een bepaalde volwassenheid nodig.

Samenvattend

Het realiseren van het portfolio en de keuzes die daarin worden gemaakt zijn essentieel voor het uiteindelijk leveren van waarde en het optimaal gebruiken van de middelen. Plannen, starten en stoppen, volgen/coachen en oogsten zijn dus vier essentiële onderdelen van het Realiseren van het portfolio. Welke instrumenten in de ontwikkeling van PPM FLOW! in de verschillende nivo’s zijn in te zetten is weergegeven in de tabel hieronder.

Ook hier geld – net als bij ramen en richten – dat het passend maken van het model maatwerk is.

Heb  je vragen of suggesties? Neem contact met ons op.

Of volg de Masterclass PPM.